SAP系统物料分类账详解及月结检查步骤培训

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2024年7月23日 17:3 本文热度 1241

背景分析

中国会计准则规定，对存货的核算必须采用历史成本法，即实际成本法，如果企业采用计划成本法，例如标准成本进行日常核算，应当在月末结算成本差异，或将计划成本调整为实际成本。

为满足中国的会计准则，在传统的手工帐时代，对于业务量较大的企业，人们更倾向采用“加权平均法”计算物料实际成本，即在物料发生业务时，产生的凭证只有数量，不包含金额，当月末计算物料的实际成本后，再补齐整月凭证；另一种处理方式是“先进先出法”，但这种计价方式工作量大，适合于业务较单一的中小型企业。

从效果来看，这两种结算方式并没有真正的体现出财务管理的思想，因为技术条件的限制，这些做法只是机械的迎合会计准则的需要。管理学认为，对企业财务的控制应当分为事前计划，事中控制及事后分析，而单一的事后核算对企业现代化发展，毫无帮助。所以，采用标准成本法进行计价，为绝大多数咨询公司所推荐。

在SAP系统中，如果物料的计价方式为标准价，并且系统没有启用物料分类帐功能，当业务发生的实际价与标准价不一致时，系统会自动计算差异，并将这笔差异计入表外科目，这些差异通常会在月结时，手工分摊至销售成本和库存子项目中。但这种做法并不能够使企业了解每种物料的实际成本，因为分摊差异并没有对应到具体的物料。

如何在SAP中计算出物料的实际成本？如何才能将差异，分摊至每一种物料？带着这两个问题，我们进入下一阶段的讲述。

启用物料分类帐的前提

对于差异的处理，SAP提供了多种解决方案，下面，我们将以采购差异为例，对比不同的处理方式，从而明确启用物料分类帐的前提。

下图是进行采购收货时产生的会计凭证：

可以看到，因为采购价与标准价的不一致，产生了-4095.82元的材料采购差异，对于这笔差异的处理方式，我们可以采取的措施有以下几种。

结转至销售成本

如果差异较小并且相对平稳，我们可以将所有差异直接通过手工帐的方式，直接结转至销售成本。在西方国家，这是一种非常普遍的差异结转方式，但在目前中国的会计制度下，这种方式仍存在争议。

这是传统手工帐时代的思想，这样做的好处就是：简单。坏处就是：过于简单。如果差异较小，这样做是可行的，但在目前激烈的市场竞争环境中，采购压力越来越大，随着近年来不断升高的通胀压力，工业原材料的价格水涨船高。价格的波动将直接导致差异的增加，如果将巨额的差异直接转至销售成本中，这将直接影响本月的损益，导致利润虚低，这将成为审计上的风险，同时，这也限制了企业对物料实际成本的管理。

期间分配法

从上一种方法中，我们可以了解到，当采购差异很大时，我们原则上不允许将差异直接转至销售成本中，我们采取的方式是，将差异在销售成本和物料中进行分摊，举例来说，如果本期共生产A物料100PC，销售60PC，40PC存入仓库，采购差异为200元，则销售成本需分摊120元差异，库存应承担40（80）元差异。其中，库存所承担的差异，又将经过多级滚算，分配到不同的产成品、半成品、原材料中，从而还原出物料的实际成本，并将另一部分差异，结转至销售成本。

目前存在的问题

如果需要在SAP中实现期间分配法，我们可以采用物料分类帐，来实现所谓的“成本还原”。但物料分类帐也有一些不足之处。

如果要使用物料分类帐，建议使用标准价格体系，因为移动平均价已经是一种实际价格，不需要进行还原。并且如果使用了物料分类帐，所有物料的标准成本，必须在当月物料发生业务交易之前进行修改。原因是物料分类帐计算的逻辑，是以标准价为唯一标准，经和实际价对比后计算差异，修改标准价格将导致计算差异依据的变更。所以财务部门必须提前规划好标准价格的发布时间。

物料分类帐对企业后勤业务的管理水平，有相当的要求。因为如果要将差异正确的进行分摊，那就必须指定每一笔差异所对应的物料、发生原因等关键数据。某些不规范或不合理的业务，将直接影响差异分摊的正确性。例如盘点差异，如果企业每月都会进行盘点，实盘库存与系统库存差异巨大，这部分差异将无法正确的进行分摊，导致实际成本的不正确。

除此之外，因为物料分类帐关于库存差异的分摊是层层上滚的，如果产品BOM的层次比较复杂，半成品较多，很可能导致系统运行缓慢，影响月末CO结算速度。

综上所述，启用物料分类帐的前提有：

Ø 采用标准价格对物料进行管理

Ø 企业材料采购差异较大，价格不稳定

Ø 企业物料数量较少，BOM结构较为简单

Ø 企业管理规范，有能力建立相关配套制度

注意：原则上如果物料使用移动平均价时，也可启用物料分类帐，但移动平均价反应的已经是实际成本，所以启用物料分类帐的意义不大。

物料分类帐差异分摊原理

首先明确一点，无论是否使用物料分类帐，只要系统使用了标准价格甚至移动平均价，发生业务时都有可能产生差异。简单的说，物料分类帐不会对差异的产生造成影响，物料分类帐真正的作用是规范了差异的分摊，并利用分摊的结果，计算物料的实际成本

差异类别

在讲述差异分摊的原理之前，首先需要介绍的是差异的类别，物料分类帐中，差异分为两类：单层差异、多层差异。

简单的讲，单层差异就是物料自身所产生的差异，例如材料采购差异、生产订单差异、发票校验差异、期初导入差异等。

多层差异一般是由这个物料的下层物料分摊而来的差异，例如生产订单中，投入到这张订单中的物料所差生的差异，这部分差异主要由BOM结构来确定，位于BOM底层的物料不会吸收多层差异，但会向他的上层物料分摊自身的单层差异，这笔差异对于底层物料来说，是由单层差异引发的，而对上层物料来说，是一种多层差异，所以多层和单层的概念是相对的，不能一概而论。

差异分摊原理

下面我们将举例说明差异分摊的原理。假设产成品F001，该物料的BOM结构如下：

这5个物料当月进销存情况如下：

则这5个物料的差异分摊情况如下：

举例分析物料R003差异走向：

Ø 首先原材料R003因为自身原因，产生了一笔300元的单层差异。R003当期的消耗与库存之比为1：2，所以应当上滚的单层差异为100元，应当被库存所吸收的差异为200元。

Ø R003将100元的单层差异上滚至半成品H001，原因是H001是R003的上层物料，生产H001需要投入R003。这100元便成为H001的多层差异，同时，H001因为自身生产而发生了100元的单层差异，并且H001还从R002吸收了20元的多层差异，在月末结算时，H001的总差异为100+100+20=220元。

Ø H001当期消耗与库存之比为1：1。所以应当上滚的总差异为110元，应当被库存吸收的差异也为110元。

Ø F001吸收了下层物料R001和H001共计160元的多层差异，与此同时，生产F001产生了80元的自身差异。当月F001的总差异为50+110+80=240元。

Ø 当月F001全部出库，因为F001是顶层物料，所以F001的出库被认为是销售出库，F001的240元差异将直接进入当期损益，即销售成本。

差异计算逻辑

目前差异的计算逻辑仍存在分歧，主要有两种计算方法：

Ø 按照数量分摊差异；

Ø 按照实际成本分摊差异。

按照数量分摊差异

简单的说就是按照累计库存与消耗之比分摊差异。

生产订单共消耗该物料3268件，当期累计库存为8998件，总差异为150，计算公式为：

当期消耗 / 累计库存×总差异 = 消耗承担的差异

按实际成本分摊差异

简单的说就是通过累计库存和当月差异，计算出物料的实际成本，公式为：

[（期初库存 + 当期收货）× 标准价 + 差异 ] /（期初库存 + 当期收货）= 实际成本

根据实际成本与当期消耗所对应的价格进行对比，计算得出消耗所应承担的差异，公式为：

（标准成本 – 实际成本）× 消耗数量 = 消耗承担的差异

而库存承担的差异计算公式为：

总差异 – 消耗承担的差异 = 库存承担的差异

这两种差异计算逻辑的正确性有待进一步研究。但广义上讲，第一种理解更具普遍性。

物料分类帐的前台操作

物料分类帐前台的操作，主要有两部分，分别为日常处理及月末结算。

日常处理的主要工作由后勤模块执行，关键在于规范业务流程，避免某些不合理业务的发生。

月末结算时需要注意的有：

Ø 物料分类帐月结流程；

Ø 处理未分配、未分摊差异；

Ø 分析错误差异产生的原因。

物料分类帐的日常处理

在实施过程中，首先需要明确，企业中有哪些业务，是与物料分类帐有冲突的，例如物料转物料。

启用物料分类帐，是对企业管理水平的一次考验，如果企业内部的业务操作都是合理的、符合相关操作手册的，启用物料分类帐对企业的影响很小。但如果目前企业的管理较为混乱，则有必要加强企业的内部管理，特别是生产、采购方面管理，并对现有业务进行调整，优化流程，保证差异的合理分摊。

所以在实施物料分类帐之前，建议对客户进行系统性的培训，内容除了常规的系统培训外，还应当包括一下几点：帮助企业建立一系列规章制度；明确职责权利；严防不规范的操作发生，这类业务主要包括以下几点：

生产订单不规范的跨月投料

在使用SAP的过程中，物流与信息流之间，往往会存在一定的时间差，例如当产成品入库后，仓管员往往会在物料进入仓库一段时间后再进行系统过账，这在平日里对SAP的影响可能并不大，但在月末时，这种影响将是危害性的。举例来说：

财务部门在月末关闭上月的物料期间，如果某企业采用的是先收货后投料的生产方式，在上月末，车间为了赶指生产标，将刚生产完毕的工件过账入库，而与此同时，原材料仓储部门却没有及时在系统中，将这部分料发至生产订单，导致这类订单有产出，无投入，该入库物料的实际成本将虚低。所以建议在设计业务流程时，后勤顾问需要尤其关注月末车间的这类情况，及时制定流程进行规避。

非生产性成本中心领用物料

成本中心领用物料是常见的后勤业务。发生这种业务可能的原因包括以下几点：

Ø 车间辅料耗用；车间中某些辅料无法直接对应到生产订单，或价值较低无需耗用大量管理资源，将其搭建到BOM中。这时，企业会将这些物料直接投入该车间的成本中心，月末通过作业价格重估将这部分制造费用分摊到当月订单。

Ø 工件报废；某些企业的报废工件无法准确对应到订单，于是简化了报废流程将报废件直接发入成本中心。

Ø 其他损耗；同上。

对于上述的成本中心领料，月末结算时物料的差异将直接进入所对应的成本中心。如果是生产性成本中心，则差异会根据作业价格重估重新进入到生产订单，在该车间的生产订单中进行统摊。但如果对应的是非生成性成本中心，则差异只能进损益，这不但有违我国的会计准则，更会使实际成本计算不准确。

物料转物料

物料转物料在企业中也是一种常见的业务，发生这种业务一般是由替代料，或主数据不准确而造成，使用物料分类帐后，将不允许这种业务的发生，原因如下：

首先举例说明物料转物料中的差异流转情况：

如上图所示，企业中发生两笔物料移动：

Ø 第一笔为从物料A移动至物料B，移动类型为301

Ø 第二笔为从物料B移动至物料A，移动类型也为301

也就是说，物料A、B互为上层物料，月末物料分类帐结算时，物料A存在一笔单层差异，因为物料A曾经转到了物料B，所以差异理应分摊至物料B，成为物料B的多层差异。

而物料B又转到了物料A，物料B所吸收的这笔多层差异又会被物料A所吸收，于是在两个物料间，差异无法进行正确分配。

订单技术性关闭的后续处理

企业中经常会发生这类业务：订单投料后，发现制造出来的工件不是所需的，于是在订单没有任何产出的情况下，将其TECO，但不对已经投入该订单的物料进行处理。这些物料的投入，在月结时会自动进入订单差异科目，但这些差异却无法找到吸收的对象。

如果投入到该订单的物料存在单层差异，则这部分差异也必须找到一个归集的对象，即这些物料的上层物料，但此时，这张订单已经关闭，上层物料没有任何产出，也就不能吸收任何差异。于是，这部分差异将无法进行分摊。

按单物料的管理问题

在SAP中，对物料存在多种形式的按单管理，比如按单生产、特殊的按单库存及按单的结算等。要保证这类业务的开展，必须在物料移动或其他相关单据发生业务时，指定相应的销售订单行项目。

对于物料移动来说，大多数企业都能够做到明确销售订单行项目，但对于某些非物料移动的业务，则明确难度较大，如发票校验，如下图所示：

该物料入库数量为1，但总差异达23万。原因是该物料是一个按单的物料，物料分类帐能够区分按单物料和非按单物料的差异。该物料按照订单收货，在发票校验时，产生了一笔23W的采购差异，但该物料并没有按照订单进行校验，从而，按单的发票校验的差异，直接进入该物料非按单的库存中，直接导致该物料非按单库存的实际价格异常。

总体来讲，物料分类帐的日常处理，主要可以理解为规范后勤业务，财务部门的工作主要是监控，所以我们可以将物料分类帐理解为一种工具，一种提升企业管理的工具。

物料分类帐的月末结算

通过对日常业务的处理、分析，月末时，财务部门需要对收集而来的数据进行整理、计算，并最终得出物料的实际成本。物料分类帐的结算应该在结算生产订单之后，结转费用及出具报表之前进行。在月结时，我们需要注意以下几个方面：

物料分类帐月结流程

物料分类帐的结算主要通过9个步骤执行，事务代码CKMLCP，如下图所示：

这个9个步骤的操作方式如下：

第一步：确定月结的工厂

注意：相互间有物料移动的工厂，必须同时进行物料分类帐的结算，否则将导致价格异常。

第二步：选定备选工厂中的物料。

这里可以选择特定物料计算成本。

第三步：确定物料计算顺序。

系统将自动确定计算差异的先后顺序。

第四步：计算物料自身差异（计算单层差异）。

Ø 如果已经执行过这一步，建议选择“不要处理”来跳过部分没有价格变动的物料；

Ø 当单层差异导致物料实际成本改变过大时，可以定义警告及报错信息，及时了解价格变动幅度较大的物料；

Ø 计算价格的基准可以是物料的标准价格，也可以是物料月末的移动平均价。

第五步：计算多层差异

系统允许按物料、工厂、评估类型进行选择需要计算的物料

Ø 可以按照差异的大小，发送警告或错误消息。

Ø 当产生循环bom时，系统可以自动处理。举例说明循环bom，如下图所示：

该物料消耗自身进行生产，导致了差异无法分摊，这是典型的循环bom，也是后勤需要避免发生的业务。不过系统可以自动识别这些错误，并按照业务类型确定自身应当承担的差异。

当差异异常导致物料价格为负时，系统能采取备选取价策略，防止负价格的出现。一般来讲，当物料的实际价格为负时，系统会自动不吸收这笔可能使物料价格为负的差异。这笔差异将成为一笔未分摊差异。

第六步：计算物料实际成本。

执行计算程序，计算物料实际成本，该步骤可以理解为测试运行，不产生任何凭证。

第七步：产生差异凭证，将差异进行过账。

当确认实际成本后，系统将根据上一步的结果，产生差异过账凭证。

第八步：将实际价格发布至物料的标准成本。

注意：在项目中一般不将实际成本发布至标准成本，原因有两个：

Ø 物料分类帐结算一般在月结尾进行，而月结一般需要3-10天，所以当实际成本计算完毕后，已经不能发布至当月的标准成本，失去发布意义。

Ø 标准成本一般作为物料的考核价，长期不变，而实际成本可能会因为当月的价格波动而改变，所以发布意义不大。

物料分类帐月结后续处理

分析结完物料账期后，每个期间的物料结算状态（S_ALR_87013180）

结算完成后，状态为01和70是正常的

分析物料实际成本

在完成第六步后，建议使用值流监视器，事务代码：CKMVFM，如下图所示，对物料实际成本数据进行分析、核对，如果发现差异异常的物料，可以在正式差异过账前对后勤业务进行调整。调整完毕后，按照调整内容，如果涉及成本中心或生产订单，则可以考虑对生产订单重新结算。如果涉及面不广，则仅需对物料分类帐重新结算。调整完毕后，再进入到第七步。