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【点晴模切ERP】财务管理中采购原材料入库时如何做好价税分离?

admin
2024年5月30日 16:47 本文热度 154

某制造企业,原材料采购入库时候仓管员分不清是含税或不含税,于是一刀切都按含税入库。但是材料又分普票和专票,种类有几百种,一个月下来入库记录有上千条。这上千条的记录都需要会计去一一核对入库的价格是否正确,这无疑是增加了很大的工作量。

我在工作中也遇到过这种情况,非常苦恼,每个月到了月底,都需要拿着入库单和发票一一核对,发票没来的时候就需要去找合同,但发现合同有些都没有,遇到这种情况,就只有去找采购,采购大爷(不是口误就是大爷)高兴还给你找找,不高兴的话压根都不会理你。工作在各种内耗中无限拖延,成本计算只需要一两天,核对工作却迟迟无法结账和完成。但是会计结账和报税都是有法定截止日期的,为了不延误报税,只能有啥核对啥,先结帐报税,等次月发票来了以后再红冲或者反结账。有些没做过的朋友可能不太明白,这不就是货来票没有来的正常业务吗?但是做过的就知道,当月领用了入库价格不准确的原材料,发票来了以后做暂估处理,产生的差异是需要红冲产成品或者主营业务成本的。增加工作量的同时,还可能会引起税务预警,并且成本分析中材那块就会不准确,材料往来账也会出错。引起的连锁是1+1=5的效果。

当然问题总是存在的,总需要想办法解决,我的前任会计是个小白没有多少经验,为了简化这个问题,就逼库房按照发票上的金额和数量入库,这样既不会产生数字价格上的差异,也不会产生入库数量上和合同的差异,似乎完美地解决了这个问题。我刚到公司做管理的时候,就发现这么一个致命的问题,这样的做法不仅无法精确地核算成本,而且对于财务监督的职责是致命的打击。

于是,我就去了解这种情况产生的原因,了解库房流程以及库房人员的背景和性格(先去人事拿人员的入职档案、再去库房和他们聊人生、聊家庭、看他们的工作流程、如何入库、如何抽检、如何和采购对接、如何和质检对接)。接着再去采购部门了解他们的工作流程(如何确定采购量、合同如何签订、合同是否区分价税分离、大额原材料采购合同是否采用招标方式、来料不符如何与库房和供应商衔接)

通过一段时间的了解,发现问题有很多:

1、库房人员是非专业的,是以前生产部门转过来的一个已婚妈妈。人很踏实能干,100多斤的东西说扛就扛,工作也有耐心。但局限于专业知识的缺乏,对于批号管理、库位管理、收发货管理、单位换算、如何抽检压根是门外汉,更不要谈到如何梳理流程。

2、库房人员素质一般,基本停留在只会做个简单表格的程度,对于最小单位颗粒度、ERP模块的衔接、编码的管理和流程、对于这些压根是天方夜谭。

3、以发票为准入库,不以实物为主入库(前任会计要求的)。发现原材料实物和发票对不住以后,居然做红出红入的骚操作。

4、由于存在异地仓,存在以图片为准入库。

5、采购、库房、财务工作脱节,采购不知道库房实际来了多少货。库房不知道实际要来多少货和价格,财务不清楚他们的工作,以发票为准来做账。

6、赠送、样品、补货等问题。

当然,还存在其他各种问题,这里就不一一举例了,再说一下入库方面的问题。

在了解这些情况下,如何解决问题才是关键,源头在于采购,问题的根本原因在于流程不通,这里的流程不仅是财务流程而是采购、库房、财务三个部门的流程未梳理沟通。解决这样的问题就要跳出财务(不能像前任会计一样要求库房以发票为准入库)而归于财务(分清楚三部门的责权利、将财务部门从救火队员变成一个监督者和抽查者)。操作如下:

第一步、将材料划分成主材、辅材、包材、低值易耗、劳保等(根据性质和用途),并在系统中当都设置。

第二步、根据实际情况,统一将主材、辅材、包材规定只能提供专票、低值易耗、劳保因为实际采购量比较小,规定只提供普票(如有特殊情况,采购自行录入价格)

第三步、确定库房入库标准,取消以发票入库的骚操作,以及发票来了库存系统做红冲红入的操作。库存以实际入住为准,并确定直发入库的标准。

在做完前面三步以后,运转和纠正了一段时间,接着再梳理:

第一步、解决三部门对接问题,以前多采用微信群里发照片的方法(既不正规也容易漏分不清楚责任和权力、又解决不了问题),取消微信对接,改用钉钉行政对接合同的签订与通知。

第二步、上线系统的供应链全部模块(涵盖采购、库房、财务、质检等部门)区分责任和权力,打通整个流程。

直到最后上线系统,这个问题才彻底解决,中间用了将近一年的时间。看似简单的问题,需要多部门来配合,过程中不仅增加了库房的岗位,招聘了一名有稍微有经验的库房人员,同时还需要对各部门人员灌输财务的思维,还要进行系统的培训等等。这些都是急不得的事情,需要因势利导、循序渐进。



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该文章在 2024/5/30 16:49:24 编辑过
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